Antes de comparar, defina o problema

Escritórios diferentes têm dores diferentes, e o mesmo sistema pode ser excelente para um e inadequado para outro. Vale escrever, em uma frase, o que precisa mudar:

  • "Perdemos prazos porque ninguém confere publicações com regularidade."
  • "Ninguém sabe o status real dos processos sem abrir o site do tribunal."
  • "Os documentos estão espalhados e a busca é impossível."
  • "Não sabemos quanto o escritório fatura por área nem quem está inadimplente."
  • "Quando alguém sai de férias, o trabalho para."

Essa frase é o critério de decisão. Um sistema com quarenta módulos que não resolve exatamente essa dor é um sistema caro que não resolve nada.

Critério 1: a qualidade do cadastro de processos

Vale olhar além da existência do módulo. As perguntas úteis:

  • O cadastro permite registrar partes, advogados contrários e representantes, ou só o cliente?
  • Os campos de área e tipo de ação usam listas fixas ou texto livre?
  • Dá para vincular o processo ao cadastro do cliente sem redigitar dados?
  • Um cliente com vários processos aparece de forma consolidada?
  • Os status são configuráveis ou impostos pelo sistema?

Cadastro pobre contamina tudo o que vem depois: sem dado estruturado não existe relatório confiável, e sem relatório confiável o sistema vira um arquivo digital caro.

Critério 2: como os prazos entram no sistema

Este é o ponto que mais separa sistemas na prática. Existe uma diferença enorme entre "o sistema tem controle de prazos" e "os prazos chegam ao sistema sozinhos".

Se cada prazo precisa ser digitado manualmente a partir de uma publicação que alguém leu, o sistema não eliminou o principal ponto de falha — apenas mudou o lugar onde a falha acontece. Perguntas concretas:

  • O sistema monitora publicações e captura movimentações automaticamente?
  • O prazo derivado de uma publicação entra direto na agenda ou exige lançamento manual?
  • Existem alertas antes do vencimento, e são configuráveis?
  • Mais de uma pessoa consegue ver o prazo, ou ele fica só com o responsável?

Critério 3: documentos que ficam junto do processo

Armazenar arquivo é o mínimo. O que interessa é como esse arquivo é encontrado depois. Um bom sistema vincula o documento ao processo e ao cliente, mantém histórico de versões e permite busca por mais de um critério.

Vale testar com um caso real durante a avaliação: subir três documentos de um processo e tentar encontrá-los duas semanas depois sem lembrar o nome do arquivo. Se não der, não vai dar em produção também.

Critério 4: permissões e trabalho em equipe

Escritórios com estagiários, assistentes e advogados associados precisam controlar quem vê o quê. As perguntas:

  • Existem perfis diferentes de acesso, ou todo usuário enxerga tudo?
  • Dá para limitar o acesso financeiro a sócios?
  • Há registro de quem alterou o quê?
  • Quantos usuários estão incluídos e quanto custa adicionar mais?

O custo por usuário adicional merece atenção especial: um sistema barato na assinatura base pode ficar caro quando a equipe cresce de três para seis pessoas.

Critério 5: o que mais o sistema resolve

Processos raramente vivem isolados. O caso gera prazos, documentos, petições, honorários e — antes de tudo isso — um contato que virou cliente. Sistemas separados para cada etapa significam redigitar dados e conciliar informação manualmente.

Vale verificar se o mesmo sistema cobre agenda, documentos, controle financeiro e captação de clientes, e se esses módulos realmente conversam entre si — ou se apenas coexistem na mesma tela.

Critério 6: migração dos dados atuais

É o item mais ignorado nas avaliações e o que mais frequentemente inviabiliza a adoção. Se o escritório tem duzentos processos em outro sistema ou em planilhas, recadastrar tudo à mão é trabalho de semanas — e por isso costuma não acontecer.

Pergunte diretamente: existe importação de dados? A partir de quais formatos? Há apoio da equipe do fornecedor nesse processo? Quanto tempo costuma levar? Um "sim, ajudamos" genérico não basta; peça o procedimento.

Critério 7: suporte e implantação

Software jurídico é usado sob pressão de prazo. Quando algo não funciona numa sexta-feira à tarde com petição para protocolar, a qualidade do suporte deixa de ser detalhe.

  • O atendimento é em português e por qual canal?
  • Qual o tempo típico de resposta?
  • Existe apoio na implantação inicial ou o escritório se vira sozinho?
  • Há material de treinamento para quem entrar na equipe depois?

Critério 8: testar com dados reais antes de decidir

Demonstração comercial mostra o sistema no melhor cenário possível. Teste real mostra o sistema no seu cenário. Se houver período de avaliação gratuita, use-o com trabalho de verdade:

  1. Cadastre cinco processos reais, completos, do jeito que o escritório trabalha.
  2. Peça para a pessoa menos familiarizada com tecnologia cadastrar um sozinha.
  3. Lance um prazo e verifique se o alerta chega como esperado.
  4. Tente encontrar um documento sem lembrar o nome do arquivo.
  5. Gere um relatório da carteira e veja se ele responde a uma pergunta real.

O item 2 é o mais revelador. Sistema que só o sócio mais jovem consegue usar não é sistema do escritório.

Critério 9: sigilo, segurança e LGPD

Escritórios tratam dados sensíveis por definição: informações de saúde em ações previdenciárias, dados familiares em ações de família, informações financeiras em execuções. Isso está sob sigilo profissional e sob a Lei Geral de Proteção de Dados ao mesmo tempo.

As perguntas que valem ser feitas ao fornecedor:

  • Onde os dados ficam hospedados e sob qual infraestrutura?
  • Como é feita a cópia de segurança e com que frequência?
  • Quem, do lado do fornecedor, pode acessar os dados do escritório e sob quais condições?
  • Existe registro de acesso e alteração dentro do sistema?
  • Há autenticação com proteção adicional para as contas?
  • O que acontece com os dados se o contrato for encerrado?

Vale registrar as respostas por escrito. Elas fazem parte da diligência do escritório sobre o tratamento de dados de terceiros, e não apenas da avaliação comercial.

Sinais de alerta

  • Recusa em mostrar preço antes de uma reunião longa.
  • Contrato de fidelidade extenso para um software que deveria se provar pelo uso.
  • Nenhuma resposta clara sobre exportação dos seus dados caso decida sair.
  • Demonstração que evita as suas perguntas específicas e volta ao roteiro.

Onde o LinkinPro se encaixa

O LinkinPro é uma plataforma web — sem instalação — que reúne gestão de processos, agenda com prazos, documentos, peticionamento, financeiro e CRM no mesmo lugar, com acesso multiusuário e perfis de permissão. O período de teste é gratuito e não exige cartão de crédito, o que permite exatamente o tipo de avaliação com dados reais descrito acima.

Antes de escolher um sistema, porém, vale organizar o que já existe: o texto sobre como organizar os processos de um escritório trata do método, e ele funciona independentemente da ferramenta escolhida.